Već dva desetljeća SharePoint je sustav suradnje za tvrtke diljem svijeta. Vrlo napredne značajke platforme stvaraju sigurno okruženje za razmjenu informacija, snimanje podataka i dijeljenje dokumenata.
Jedna takva značajka omogućuje vam otvaranje SharePoint datoteke, čak i ako niste obični korisnik. U ovom članku ćemo pokriti osnove vanjskog dijeljenja - od načina dijeljenja s vanjskim korisnicima do vrste datoteka koje možete uključiti.
Dijelite dokumente koristeći SharePoint
SharePoint vam omogućuje pohranjivanje i dijeljenje datoteka pomoću odabranog web-preglednika. Kompatibilan je s gotovo svim tražilicama i uređajima. Također ga možete sinkronizirati s drugim uslugama za pohranu u oblaku, kao što je OneDrive.
Platforma je vrlo prikladna za dijeljenje svih vrsta formata datoteka. Sučelje je relativno lako za čitanje, tako da je proces prilično jednostavan. Evo kako dijeliti dokumente pomoću SharePointa:
- Otvorite preglednik i idite na office.com/signin. Prijavite se svojim Microsoft računom koristeći svoju e-poštu, telefonski broj ili Skype profil. Ako niste prijavljeni, kliknite na donju poveznicu kako biste stvorili račun.
- Pomičite se kroz svoje datoteke. Istaknite one koje želite podijeliti. SharePoint vam također omogućuje odabir cijelih mapa. Kliknite gumb "Podijeli" u gornjem lijevom kutu.
- Kliknite na strelicu prema dolje da otvorite padajući izbornik. Odaberite jednu od opcija dijeljenja veze.
- Da biste dopustili pristup bilo kome s vezom, odaberite "Svatko".
- Da biste podijelili datoteku sa svojim suradnicima, odaberite "Ljudi u ".
- Ako želite dijeliti samo s određenim osobama, unesite njihova imena u odgovarajuće polje.
- Ako želite dodati još neke upute, možete napisati poruku.
- Kada završite, kliknite na "Primijeni".
Brži način za to je stvaranje veze koja vodi do određene datoteke. Zatim možete priložiti URL tekstualnoj poruci ili ga kopirati na drugu web stranicu. Osoba koja primi vezu moći će je podijeliti i s drugim ljudima. Evo kako to učiniti:
- Prijavite se na svoj račun na office.com/signin.
- Kliknite karticu "Kopiraj vezu" u SharePointu.
- Odaberite opciju dijeljenja s padajućeg izbornika. Kliknite "Primijeni" za stvaranje veze.
- Koristite tipkovne prečace CTRL +C i CTRL + V kada želite kopirati/zalijepiti vezu. To možete učiniti i tako da desnom tipkom miša kliknete URL i odaberete opcije s padajućeg popisa.
Podijelite web-mjesto pomoću sustava SharePoint
SharePoint vas ne ograničava na dijeljenje datoteka i mapa. Također možete podijeliti cijelu svoju stranicu s vanjskim korisnicima i članovima svog imenika. Evo kako to učiniti:
- Prijavite se na svoj SharePoint račun.
- Kliknite na gumb "Podijeli stranicu".
- Otvorit će se novi prozor. Upišite ime osobe ili grupe koju želite dodati web mjestu. Također možete podijeliti stranicu s cijelom organizacijom. Samo upišite "Svi osim vanjskih korisnika" u dijaloški okvir.
- Postavite željenu razinu dopuštenja. Možete dopustiti ljudima da pregledavaju, uređuju ili potpuno upravljaju web-mjestom.
- Ako želite, možete priložiti poruku koja sadrži dodatne informacije ili upute.
- Kliknite "Dijeli" kada završite.
Dijelite bilo što pomoću SharePoint timova
Uz SharePoint Team, vi i vaši suradnici možete redovito razmjenjivati dokumente, medijske datoteke i aplikacije. Portal je namijenjen povećanju produktivnosti i optimizaciji suradnje na projektu.
Kao član tima, možete pristupiti svim poveznicama na relevantne direktorije, datoteke i web stranice na početnoj stranici portala. Također možete koristiti feed aktivnosti za praćenje interakcija na web-lokaciji.
SharePoint Team ima karticu "Datoteke" sa širokim rasponom značajki. Svaki član može koristiti ove značajke za uređivanje zajedničkih datoteka i prilagođavanje portala. Evo popisa opcija:
- Pristupite dodatnim značajkama u odjeljku "Nova datoteka".
- Sinkronizirajte datoteke s odgovarajućim lokalnim diskom.
- Promijenite prikaz kako bi sučelje portala bilo organiziranije. Dostupno je nekoliko opcija, uključujući prikaz popisa, prikaz pločica i kompaktni prikaz.
- Uklonite zlonamjerni softver ili bezvrijedne datoteke ili prijavite sumnjive datoteke.
- Prenesite i prijavite datoteke.
- Provjerite i preuzmite datoteke.
- Promijenite redoslijed datoteka.
Upravljajte postavkama dijeljenja za goste u sustavu SharePoint
Ako ste globalni ili SharePoint administrator, imate ovlasti za prilagođavanje postavki dijeljenja za cijelu organizaciju. To znači da možete odlučiti o razini sudjelovanja gostiju korisnika na SharePoint poslužitelju. Postoji nekoliko konfiguracija dijeljenja koje možete birati, ovisno o vašim potrebama. Evo kako upravljati postavkama dijeljenja gostiju:
- Otvorite preglednik i prijavite se na svoj administratorski račun.
- Otvorite karticu "Vanjsko dijeljenje".
- Odaberite željenu razinu dijeljenja za svoju organizaciju. Obično je zadana postavka "Svatko".
Različite postavke dijeljenja podrazumijevaju različite razine pristupa. Obavezno odaberite onaj koji odgovara vrsti dokumenta koji dijelite. Evo kratke analize svake konfiguracije dijeljenja:
- Bilo tko. Ova postavka omogućuje korisnicima da dijele veze koje ne zahtijevaju nikakvu provjeru autentičnosti. To znači da ga mogu poslati i postojećim i novim gostima. Kao administrator, možete postaviti datum isteka za svaku vezu.
- Novi plus postojeći gosti. Uz ovu postavku, gosti se moraju prijaviti svojim Microsoftovim računom da bi pristupili vezi. Također mogu koristiti svoj korisnički ID škole ili tvrtke. To je zato što ove vrste veza zahtijevaju kodove za potvrdu identiteta.
- Samo postojeći gosti. Na taj ćete način moći dijeliti datoteke s gostima iz svog imenika. To uključuje svakoga tko je u prošlosti prihvaćao vaše pozive. Također se odnosi na goste koje ste dodali ručno putem Azure B2B ili sličnih značajki suradnje.
- Samo članovi vaše organizacije. Ako želite spriječiti vanjski korisnici da pristupe vašem imeniku, odaberite ovu postavku. Onemogućuje značajku vanjskog dijeljenja i čuva sve datoteke unutar vaše organizacije.
Ako onemogućite vanjsko dijeljenje, a zatim ga ponovno uključite, gosti kojima je prethodno odobren pristup i dalje se mogu pridružiti poslužitelju. Ako ne želite da Gosti ponovno dobiju pristup određenim web-lokacijama, morate isključiti postavku za te stranice pojedinačno.
Česta pitanja o zajedničkom dijeljenju s gostima u SharePointu
Kako mogu uključiti i isključiti vanjsko dijeljenje kad god mi je potrebno?
Datoteke koje spremite na svoj SharePoint poslužitelj dostupne su svima s dopuštenjem web-mjesta. Međutim, možda ćete htjeti podijeliti određene datoteke s osobama koje ne koriste SharePoint redovito. Tu dolazi do izražaja značajka vanjskog dijeljenja.
Da biste aktivirali postavku, morate biti SharePoint upravitelj u Microsoft 365. Upravitelji web-mjesta nemaju ovlasti omogućiti ili onemogućiti vanjsko dijeljenje. Evo kako to učiniti:
1. Prijavite se na web-stranicu centra administracije sustava SharePoint.
2. Dođite do stupca s lijeve strane. Odaberite web-mjesto s popisa.
3. Kliknite na krug pored opcije dijeljenja koju želite omogućiti.
Dostupne opcije određuju se na razini tvrtke. Ako onemogućite vanjsko dijeljenje na određenoj web-lokaciji, sve veze koje ste podijelili na njoj više neće funkcionirati.
Što gosti mogu učiniti s mojim zajedničkim dokumentima?
Kada dijelite vezu, možete odrediti može li osoba koja je otvori mijenjati datoteku. Ako označite okvir "Dopusti uređivanja", evo što drugi korisnici mogu učiniti nakon što prime vezu:
• Učitavanje i preuzimanje datoteka i mapa na poslužitelj.
• Izradite nove mape i prenesite nove datoteke.
• Uklonite datoteke s SharePoint poslužitelja.
• Uredite postojeće stavke i mape.
• Prijenos datoteka iz jedne mape u drugu.
• Promijenite naziv i format određene datoteke.
• Podijelite veze na datoteke s drugim osobama.
Čak i uz omogućeno uređivanje, neke stvari su još uvijek zabranjene. Evo što prijemnik ne može učiniti:
• Uredite ili preimenujte korijenski direktorij. To vrijedi i za druge mape visoke hijerarhije.
• Otvorite druge mape sa svog SharePoint poslužitelja. Mogu samo pregledavati i uređivati one koje ste podijelili.
• Pristupajte bilo čemu drugom na svom SharePoint web-mjestu bez dopuštenja.
Također su dostupne tri postavke dijeljenja za goste u vašem imeniku. Možete odabrati bilo koju od sljedećih opcija:
• Bilo tko (vezi se može pristupiti bez provjere).
• Novi gosti (veza zahtijeva da gost potvrdi svoj identitet). Postojeći gosti također mogu pristupiti ovim vezama nakon što se prijave s Microsoftovim računom.
• Samo postojeći gosti (dijeljenje je ograničeno na goste koji su već uključeni u vaš imenik).
• Samo članovi vaše organizacije (nikakvi vanjski gosti ne mogu pristupiti poveznici).
Što mogu podijeliti koristeći Microsoft SharePoint?
SharePoint podržava sve vrste formata datoteka. U svoj imenik možete bez problema prenijeti bilo što.
Međutim, starije verzije imaju problema s određenim vrstama datoteka. Na primjer, sljedeća proširenja potpuno su blokirana na poslužitelju 2016:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .sapun
• .json
• .xamlx
Srećom, trenutni poslužitelj nema takvo ograničenje. Za sada ne postoje formati i proširenja koja su zabranjena u SharePointu.
Dijeliti je voditi brigu
SharePoint uvodi red na online radno mjesto. Napredne značajke sustava omogućuju vam dijeljenje datoteka i cijelih web-mjesta u samo nekoliko jednostavnih koraka.
Za svaku situaciju i vrstu veze postoji željena postavka dijeljenja. Globalni i SharePoint administratori mogu čak omogućiti vanjsko dijeljenje i upravljati postavkama gosta za cijelu organizaciju.
Koristite li vi i vaši suradnici SharePoint za razmjenu datoteka? Postoji li drugačiji sustav suradnje koji preferirate? Komentirajte u nastavku i podijelite svoje mišljenje o značajci vanjskog dijeljenja.